Efficiënt vergaderen in de zalen van BluePoint

Vergaderingen zijn hét moment bij uitstek om informatie te delen, plannen te maken en knopen door te hakken. Maar met een slechte, chaotische of tijdrovende organisatie kunnen ze ook enorm gaan vervelen en dat is nefast voor de productiviteit. Een goede meeting staat of valt met de voorbereiding. Hieraan aandacht besteden is dus de boodschap. Waar je precies op moet letten? Dat lees je hier.

 Een efficiënte vergadering organiseren? Dat doe je zo!

1. Wanneer is een vergadering nodig?

Er worden vaak vergaderingen ingepland die elke week of om de twee weken terugkomen. Maar wanneer er weinig nieuws te melden is, draaien die vaak uit op tijdsverspilling. Heeft je vergadering geen duidelijk nut? Dan is annuleren of uitstellen de beste keuze.

2. Bepaal de doelen

Besef dat je jouw collega’s of werknemers met een vergadering weg houdt van andere taken. Doe dat alleen met een goede reden. Besteed daarom voldoende aandacht aan wat je wil bereiken met de meeting en wat je wil dat de anderen na de bijeenkomst gaan doen. Breng die boodschap op het einde over in klare taal.

3. Maak de agenda op

In de agenda verzamel je alle onderwerpen die je wil behandelen tijdens de vergadering: mededelingen, vragen, klachten, een brainstorm, het oplossen van problemen of het nemen van besluiten. Zo bewaak je het verloop van de vergadering en begin je er goed voorbereid aan. Een kleine tip? Organiseer de agendapunten van licht naar zwaar. Dat speelt in het voordeel van het concentratiegehalte en de productiviteit.

4. Rolverdeling

Aansluitend op de agendapunten is er de rolverdeling. Die is nodig om op een juiste manier beslissingen te nemen. Duid ten eerste een notulist aan. Dat is een geleerd woord voor de persoon die opschrijft wat er gezegd wordt en dat in een verslag giet. Noteer ten tweede wie aanwezig is en wie niet. Een andere belangrijke rol is weggelegd voor de persoon die de tijd in de gaten houdt. Want niemand houdt van vergaderingen die uitlopen, toch?

5. Pauze

Niet alleen het bijhouden van de tijd is belangrijk, maar ook pauzes zijn nodig. Een korte break doet wonderen voor de concentratie. Zeker wanneer het gaat over lijvige, lange vergaderingen. Plan daarom de pauzemomenten in en zorg ervoor dat ze gerespecteerd worden.

6 .Een professionele ruimte

Een professionele locatie is een must voor elke vergadering.

  • De grootte van je locatie. Afhankelijk van het onderwerp van je vergadering, heb je een grotere of kleinere vergaderzaal nodig. Zorg er hoe dan ook voor dat er voldoende ruimte is voor je deelnemers. Denk vervolgens na over de opstelling van de bijeenkomst. Is er een projectiescherm, een beamer of een installatie voor een videoconferentie nodig? Hou je een vergadering op een externe locatie, ga dan zeker na of alle technologische en digitale hulpmiddelen aanwezig zijn. Koffie, water en/of een lunchgelegenheid komen trouwens ook steeds van pas.
  • Bereikbaarheid. Wanneer je een locatie voor je meeting kiest (bij jou op kantoor of in een externe vergaderzaal), zorg er dan voor dat iedereen de locatie kan bereiken. Met de auto, maar ook met het openbaar vervoer en eventueel zelfs met de fiets. Hou verder in het achterhoofd dat je een ruimte kiest die toegankelijk is voor mindervaliden.

7. Stel een to-do-lijst op

Op het einde van een vergadering worden afspraken gemaakt en taken verdeeld. Verzamel deze in een to-do-lijst. Het geeft elke deelnemer een houvast om de opgelegde taken terug te vinden en uit te voeren tegen de volgende vergadering. Ook wie afwezig was, vindt de taken zo op een centrale plek terug.

Naar hartenlust vergaderen in de vergaderzalen van BluePoint

Tips opgedaan om een vlotte vergadering te organiseren? Goed zo! Met één onderdeel van je voorbereiding kunnen we je zonder twijfel helpen. Bij BluePoint vind je namelijk zalen met projectie- en audiovisueel materiaal, technologische ondersteuning en cateringmogelijkheden voor al je professionele activiteiten. Onze gebouwen in Antwerpen, Brussel en Luik hebben bovendien een eigen parking en zijn makkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer. Zo komen jouw deelnemers met gemak naar onze gebouwen.

Samen gaan we op zoek naar een passende zaal. Want voor jouw vergadering gaan we the extra mile. Neem contact op met een BluePoint-medewerker via marketing@bluepoint.be of +32 2 706 88 00.