Online event organiseren

BluePoint Antwerpen Bedrijvencentrum BluePoint Antwerpen is een uitstekende locatie voor opleidingen, vergaderingen en evenementen op een steenworp van de stad.

BluePoint Brussel Het business centrum BluePoint Brussels in de buurt van de Europese wijk is een verrassende locatie voor vergaderingen, evenementen en verhuur van kantoren.

BluePoint Luik Het exclusieve BluePoint Liège business center in het hart van Luik is ideaal voor bedrijfsmeetings en voor het huren van instapklare kantoren.

Een online event organiseren? Hier moet je op letten

Niets is zo inspirerend als gelijkgestemde professionals samenbrengen. Kennis wordt uitgewisseld en er vloeien ongetwijfeld nieuwe inzichten uit voort. Het is door externe hindernissen echter niet altijd mogelijk om met een grote groep live te vergaderen. Een virtuele conferentie organiseren is dan een efficiënte oplossing. Sterker nog, virtuele evenementen zijn vaak een niet weg te denken ingrediënt van een werk- of bedrijfscultuur. Snel een virtuele meeting inplannen met een collega, een video-conferentie organiseren met klanten of zelfs een heus congres op poten zetten? Het kan allemaal. 

De insteek van een online event is echter niet dezelfde als van een fysieke bijeenkomst. Een live publiek entertain je namelijk anders dan stille luisteraars achter een computer. Enkele tips om je deelnemers geboeid te houden? Die lees je hier.

Waar moet je op letten tijdens een online event? Een online event gaat ofwel volledig online door - denk maar aan een webinar of een livestream -, ofwel gedeeltelijk. Dan is er sprake van een hybride event. Hierbij ontvang je een deel van je publiek live, terwijl het andere deel virtueel meevolgt. Ideaal voor bijvoorbeeld productlanceringen of zelfs een virtuele nieuwjaarsborrel. Welk type je ook organiseert, online samenkomen heeft zo z’n voordelen: Bereik meer mensen uit jouw doelgroep. Bij een fysiek event moet het publiek naar je toe komen, soms wel uit de uithoeken van het land of zelfs de wereld. Niet iedereen kan hierdoor aanwezig zijn. Organiseer je daarentegen een online evenement, dan volgt je publiek virtueel mee vanuit een comfortabele setting zoals hun eigen kantoor of woning. Aanwezig zijn wordt zo toegankelijker. Hergebruik je content. Voor een online event zoals een webinar of livestream gebruik je beeldmateriaal tijdens de presentatie. Deze content gaat na het event niet verloren, integendeel. Je stelt ze bijvoorbeeld beschikbaar voor wie niet aanwezig kon zijn. Met een beetje knip- en plakwerk heb je bovendien ook extra content voor je website of sociale media achter de hand. Interactie en betrokkenheid. Een online event is laagdrempeliger dan een fysiek evenement. Niet iedereen stelt namelijk graag vragen voor een groot live publiek. Door middel van polls en chatboxen neem je deze barrière weg.

Een online event staat of valt met de organisatie. Je wil tenslotte je virtuele publiek niet teleurstellen met een haperende internetverbinding of een klungelige setting. Beschik je zelf niet over de geschikte apparatuur om er een geslaagd evenement van te maken? Dan zijn er steeds externe partijen die je helpen je event in goede banen te leiden. Ga echter niet in zee met de eerste de beste, maar neem je tijd om je partner te leren kennen. Vraag na of ze over de gepaste zalen en de nodige technische apparatuur beschikken. Denk maar aan audio- en projectiemateriaal of zelfs een green key studio. Tot slot is een professioneel team dat je tijdens het evenement ondersteunt ook geen overbodige luxe.

Grijp de aandacht en laat niet meer los

Beschik je over de juiste zaal, apparatuur en bijstand? Dan kan je van start met je online event. Ready, set, go! Alleen… Zo simpel is het niet. Tijdens een online event geef je namelijk niet zomaar de presentatie die je tijdens een fysieke bijeenkomst zou geven. Je publiek zal zich snel vervelen en de aandacht verliezen. Je pakt het dus best anders aan. Hoe? Door voor interactie te zorgen. Je daagt zo het publiek uit, wat zorgt voor een grotere betrokkenheid. Hieronder lees je enkele tips.

Polls

Met een poll zet je je deelnemers aan tot nadenken over de materie in kwestie. Ze vormen een mening over het onderwerp en zien ook die van de anderen. Voor jou als host is het een interessante tool om bij te houden hoe je publiek over je presentatie denkt. Polls zijn overigens leuk om doorheen de hele presentatie te gebruiken, niet alleen aan het begin of het einde.

Chat

Voorzie zeker een chatfunctie tijdens je online event en benadruk dat alle vragen daar welkom zijn. Vraag eventueel vooraf aan een aantal deelnemers om een paar vragen voor te bereiden. Komt het chatgesprek maar niet op gang? Dan kunnen zij hun vraag in de chatbox droppen. De vragen van anderen stromen hierna ongetwijfeld binnen. Uiteraard moet je daarop wel een antwoord geven, tijdens of na het event.

Presentator en moderator

Beiden spelen een belangrijke rol tijdens het evenement. Een presentator spreekt de deelnemers rechtstreeks aan en wijst onder andere op de chatfunctie. De moderator leidt alles in goede banen, zorgt voor de structuur en houdt de chat in het oog. Hij speelt de vragen door naar de presentator, die ze à la minute kan verwerken in het event. 

Opbouw van je presentatie

Werk in blokken, waarbij je één onderwerp per blok behandelt. Tussen de blokken door kunnen de deelnemers dan even pauzeren. Opdat de pauze niet uitdraait in een doods moment, kan je hem eventueel vullen met een videofragment, een stukje muziek of iets anders ludieks.

Quiz

Een quiz is een leuke manier om te testen of de deelnemers jouw presentatie begrepen hebben. Veel platformen hebben een ingebouwde quiztool. Het geeft je een idee wat ze van je presentatie hebben onthouden én het zorgt voor wat onderlinge competitie.

Break-out sessies

Tijdens een break-out sessie discussiëren de deelnemers in kleinere groepen over een topic of voeren ze een kleine opdracht uit. De moderator noteert het eindresultaat en deelt dat later mee aan alle anderen. Op deze manier werkt je publiek actief mee tijdens het evenement en toon je hen dat hun input waardevol is.

Organiseer jouw online event bij BluePoint

Op zoek naar een partner om samen jouw online event te organiseren? Klop eens aan bij BluePoint. Je vindt ons in Antwerpen, Brussel en Luik. We helpen je graag met het vinden van een gepaste zaal en hebben voor jou hoogstaande technologische apparatuur beschikbaar. Ons team ondersteunt je bovendien voor, tijdens en na je evenement. Lekker makkelijk! Neem contact op met onze medewerkers via marketing@bluepoint.be of +32 2 706 88 00.