Hoe organiseer je een kick-off meeting?

Organiseer je een kick-off meeting?
Deze 3 tips helpen je op weg:

Vragen zoals: ‘Welke uitdagingen gaan we in 2023 aan?’, ‘Welke nieuwe projecten liggen er op tafel?” en meer passeren de komende weken ongetwijfeld ook in jouw bedrijf de revue. Jaarwisselingen zijn het ideale moment om terug te blikken op het voorbije jaar en om vooruit te kijken naar wat zal komen. Een kick-off meeting is de ideale manier om plannen en projecten te bespreken. Met onze 3 tips wordt de jouwe alvast een succes! 

Wat is een kick-off meeting?

First things first: wat is een kick-off meeting eigenlijk? We leggen het uit aan de hand van een voorbeeld. Stel dat je vanaf januari 2023 een nieuw project op poten zet waar je met je teamleden, maar ook externe partners, klanten en meer aan zal werken. Dan lijkt het nogal inefficiënt en tijdrovend om heel deze groep telkens apart aan te spreken over hetzelfde onderwerp.

Door een kick-off meeting te organiseren kan je op een efficiënte, snelle en relatief makkelijke manier elke stakeholder van jouw project informeren én je kan ervoor zorgen dat de verschillende stakeholders elkaar leren kennen. Bovendien is een kick-off meeting dé ideale manier om bij iedereen het enthousiasme aan te wakkeren.

Heb je een kick-off op de planning staan? Wij hebben de ideale locatie!

Welke soorten projectkick-off meetings bestaan er?

Om je project met succes van de grond te krijgen, is het belangrijk dat je alle verwachtingen, prioriteiten, kennis en planning scherp zet. Als je dit niet vooraf doet, zal de rest van het project een zware strijd worden. Projectkick-off meetings zijn hiervoor een doeltreffende manier. Welke soorten bestaan er:

• Interne project kick-off-vergadering: breng de leden van je projectteam op één lijn en geef hen de kans om vragen te stellen voordat het project begonnen is.

• Project kick-off-vergadering van de executive sponsor: alle leidinggevenden en sponsors van jouw project op één lijn krijgen? Tijdens deze kick-off kan je het doel en de doelstellingen van jouw project in de verf zetten.

• Externe of klantgerichte project kick-off-vergadering: werk je met externe klanten? Dan kan je tijdens deze meeting de klant en je team uitnodigen, zodat je de doelen en resultaten van je project op elkaar kan afstemmen.

• Agile project kick-off-vergadering: werk je in je team met sprints? Dan is deze meeting de ideale manier om je interne team overkoepelend op de hoogte te brengen van een nieuw project, zonder daarom al in detail over elke sprint van dat project te praten. Hier licht je het globale doel van je project toe. 

3 tips om van jouw kick-off event een succes te maken

Hoe begin je aan de organisatie van een kick-off en hoelang moet die duren? En waar organiseer je dit dan best? Vooraleerst kan je bij BluePoint sowieso terecht voor een vlekkeloze organisatie van jouw kick-off meetings. In functie van jouw noden, zorgen we graag voor een event op maat zonder dat jij je zorgen hoeft te maken over praktische regelingen.

Jouw meeting organiseren? We helpen je graag!

Het is handig om met enkele tips aan de slag te gaan:

1.  Ga niet te hard in op de details

Hoe uitgebreider je toelichting is, hoe minder kans er is dat iedereen nog aandachtig is.
Zoom dus niet te hard in op de details, maar bekijk het als een globaal overzicht. Zo zorg je er ook voor dat je event niet te lang duurt, waardoor iedereen gefocust blijft.

2.  Zorg voor voldoende afwisseling

Deze tip gaat niet over wat je zegt, maar wel hoe je het zegt. Wissel bijvoorbeeld een mooie presentatie af met een filmpje, zorg voor interactieve opdrachten, stel genoeg vragen, … Zo creëer je een mooie balans tussen informeren en enthousiasmeren.

Kan niet iedereen fysiek aansluiten? Wij zorgen ervoor dat je zowel online als fysiek kan vergaderen én zelfs kan kiezen voor een combinatie van beiden.

3.  Kies voor een perfect werkende technologische ondersteuning

Niets doodt sneller de aandacht van je publiek dan technologische snufjes die het halverwege je event laten afweten. Op de verschillende BluePoint-locaties in Brussel, Antwerpen en Luik kan je gebruik maken van de nieuwste technologie om je verhaal te ondersteunen, dat zit namelijk ingebakken in ons DNA.

Maak kennis met onze professionele high-tech opnamestudio!

Boek jouw bezoek aan onze Green Key Studio.

Jouw kick-off meeting organiseren bij BluePoint?

We zorgen graag voor een kick-off meeting op jouw maat!

Contacteer ons via +32 2 706 88 00 of mail naar marketing@bluepoint.be