6 tips voor een succesvolle organisatie van uw buitenevenement, Covid-proof!

Outdoor evenementen zijn het soort evenementen waar iedereen graag bij aanwezig is. Of ze nu plaatsvinden op zwoele lenteavonden, lange zomerdagen of herfstmiddagen, het zijn het soort bijeenkomsten die de gasten voor altijd in het geheugen gegrift blijven. Openluchtevenementen worden ook steeds populairder als gevolg van de pandemie van het coronavirus.

Als gevolg van de Covid-19 pandemie ondergaat de evenementenindustrie nieuwe beperkingen, waardoor de sector gedwongen wordt zichzelf opnieuw uit te vinden. Organisatoren van evenementen, op top of their game, kunnen deze beperkingen omzetten in voordelen! Door jouw evenement bijvoorbeeld in openlucht te organiseren, kan je zelfs een breder publiek aantrekken dankzij de mogelijkheid van een aantrekkelijke evenementenlocatie, een innoverend eventformaat, een ontspannen sfeer en nog veel meer...

Covid-19 zal ook in de nabije toekomst deel blijven uitmaken van ons leven. Bijgevolg zullen outdoor evenementen aan belang winnen naarmate de lente en de zomer naderen.

Maar hoe begin je aan het organiseren van een openluchtevenement dat aan alle officiële richtlijnen voldoet en jouw bezoekers een Covid-proof evenement biedt? Hier volgen enkele tips!

1 - De juiste locatie vinden

Bij het plannen van een openluchtevenement is het vinden van de juiste evenementenlocatie of -ruimte van cruciaal belang.
Er zijn veel dingen waar je aan moet denken, zoals logistiek, comfort, regelgeving en, in een COVID-19 wereld, bovenal veiligheid. De keuze van jouw locatie zal afhangen van het soort evenement dat je wenst te organiseren, maar ook van het aantal mensen dat je verwacht.

Jouw openluchtlocatie moet gemakkelijk toegankelijk zijn voor jouw gasten, maar ook als het gaat om catering, entertainment of het huren van apparatuur. Het hebben van een buitenlocatie die gemakkelijk te bereiken is en een gemakkelijke logistieke afhandeling biedt, zou een hoge prioriteit moeten zijn.

Vergeet niet te denken aan voldoende parkeergelegenheid en openbaar vervoer, samen met de beschikbaarheid van stopcontacten, internet en stromend water. Voor openluchtevenementen kunnen deze aspecten vaak gecompliceerder zijn, dus het is belangrijk om hiermee rekening te houden wanneer je jouw locatie gaat reserveren.

Zorg er ook voor dat de locatie voldoet aan alle huidige Covid voorschriften. Dit staat vaak vermeld op de website van de evenementenlocatie.

2 – Maak van veiligheid een prioriteit bij het kiezen van een locatie

Bij het organiseren van een openluchtevenement komen heel wat verschillende professionals kijken, zoals cateraars, geluid- en lichtspecialisten, bedrijven die een buitenpodium kunnen opzetten voor presentaties, enz. Wanneer je deze mensen benadert, vraag dan naar hun veiligheidsbeleid voor zowel hun eigen personeel als de bezoekers van het evenement. Of beter nog, probeer een evenementenlocatie te reserveren die al deze diensten onder één dak aanbiedt! Hun ervaring bespaart je veel tijd en stress bij het organiseren van het evenement, en zorgt voor extra veiligheid voor jouw organisatie en de deelnemers aan het evenement.

3 – Verspreid veiligheidsbenodigdheden en zorg voor veiligheidsagenten

Organisatoren van openluchtevenementen zijn verantwoordelijk voor hun publiek. Zij moeten bepaalde maatregelen nemen en daarover communiceren zonder potentiële bezoekers te ontmoedigen. Om dat te doen, kan je voldoende veiligheidsbenodigdheden zoals mondmaskers en handdesinfecterende middelen voor jouw gasten voorzien.
Je kan zelfs strategisch geplaatste distributiepunten voor deze materialen opzetten, vooral in de buurt van eten of drinken en bij de in- en uitgang. De meeste aanwezigen zullen hun eigen benodigdheden meenemen en degenen die het misschien vergeten zijn, zullen je zeer dankbaar zijn. Als deze benodigdheden zichtbaar aanwezig zijn, zal dat jouw aanwezigen ook geruststellen over de veiligheidsmaatregelen van het evenement. En natuurlijk minimaliseert het feit dat mensen deze benodigdheden gebruiken het besmettingsrisico.

Benadruk dat het gebruik van maskers verplicht is om jouw evenement bij te wonen, (ook al gaat het door in buitenlucht) wanneer er geen sociale afstand kan worden gehouden. Leg uit dat deze tijdens jouw evenement worden gebruikt als extra voorzorgsmaatregel om alle gasten veilig te houden. Reserveer enkele extra agenten die erop toezien dat de gasten de richtlijnen respecteren en die bijvoorbeeld de wachtrijen bij de cateringpunten kunnen regelen.

4 – Ruimten en afstanden markeren

Aangezien het behouden van de nodige 'social distancing' zeer belangrijk is, is dit een factor die niet over het hoofd mag worden gezien.
Een manier om de afstand te respecteren is door het meubilair, de tafels en de stoelen op voldoende afstand van elkaar en van het podium te plaatsen.

Als je meerdere sprekers op jouw evenement hebt, is het ook handig om plexi scheidingswanden tussen hen in te zetten voor extra veiligheid.

Plaats sociale afstandssignalisatie bij de in- en uitgangen van jouw evenement en ook op andere plaatsen waar zich rijen of groepen mensen kunnen vormen, zoals bars, cateringruimten en toiletten. Misschien kan je zelfs vloermarkeringen aanbrengen om ervoor te zorgen dat jouw gasten dit goed in de gaten houden.

Bovendien kan je de aankomst- en vertrektijden spreiden om mensen te helpen afstand te bewaren.

5 – Kies de juiste catering formule

Ook de catering moet worden aangepast aan de nieuwe Covid-normen. Tijdens jouw buitenevenement kies je best niet voor een buffet. Dit zal leiden tot wachtrijen en samenscholingen van mensen.

Kies liever voor een 'take-away' vorm van catering, waarbij de deelnemers complete en voorverpakte maaltijden krijgen.

Gebruik wegwerpbekers, -borden en -bestek, dat is de veiligste optie tijdens een pandemie, en zorg ervoor dat de verpakking milieuvriendelijk is.

6 – Screening uitvoeren

Tenslotte kan je overwegen om de deelnemers op de dag van het evenement te screenen. Je kan zelf een snelle temperatuurcontrole uitvoeren met infraroodthermometers.  Een andere optie zijn snelle zelftests, die steeds meer beschikbaar worden. Terwijl ze door de veiligheidsscreening gaan, kunnen de gasten ook het evenement betreden met behulp van het contactloos scannen van tickets.

Outdoor evenementen tijdens de lente en de zomer bieden je een veel veiligere manier om jouw bedrijf nieuw leven in te blazen en mensen eindelijk weer eens persoonlijk met elkaar in contact te laten komen. Rekening houdend met de bovenstaande tips kunnen jij en jouw aanwezigen profiteren van face-to-face tijd met een minimum aan risico. En we weten allemaal hoezeer joouw doelpubliek dit zal waarderen na zo'n lange tijd met alleen maar schermen om tegen te praten.

Werk samen met BluePoint voor uw volgende outdoor en Covid-proof evenement!

Naast meerdere indoor vergader- en evenementenruimtes , biedt BluePoint verrassende buitenruimtes die gebruikt kunnen worden voor jouw volgende buitenevenement!

Geniet van de twee grote terrassen naast de ruime evenementenzalen van BluePoint Antwerpen of wat dacht je ervan om jouw evenement naar een hoger niveau te tillen op het spectaculaire dakterras met elegante stretchtent! Perfect voor een receptie of barbecue in openlucht!

BluePoint Brussel zal je bekoren met zijn prachtige outdoor event faciliteiten, bestaande uit een event terras en grote tuin die een enorme privé ruimte van 700m² biedt voor jouw event! ! Het is niet altijd gemakkelijk om een perfecte buitenruimte te vinden in de stad.

BluePoint Liège biedt ook mooie ruimtes voor vele soorten buitenevenementen. Op zonnige dagen is de patio de perfecte plek voor een BBQ of gewoon een drankje. Het is ook mogelijk om een teambuilding te organiseren.

BluePoint is jouw one stop shop voor de organisatie van jouw evenementen. Wij zorgen voor de locatie en jij hoeft je geen zorgen te maken over het vinden van een externe catering- of av-partner! BluePoint verzorgt graag al deze diensten voor jou!

BluePoint respecteert de richtlijnen voor sociale afstand, onze cateringconcepten zijn aangepast en we hebben geïnvesteerd in betrouwbare hulpmiddelen om veilige evenementen te garanderen. BluePoint Brussels werd zelfs beloond met het Brussels Health & Safety label, uitgereikt door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en visit.brussels. Dit label heeft als eenvoudig doel nationale en internationale bezoekers gerust te stellen rond de kwaliteit en veiligheid van de Brusselse toeristische infrastructuur.

BluePoint staat nu al voor je klaar voor alle outdoor evenementen, die op jouw verlanglijstje staan voor 2021: kick-offs, teambuildings, personeelsfeesten, zomerse BBQ's en nog veel meer.

Contacteer de BluePoint evenementenexperts via marketing@bluepoint.be of  +32 2 706 88 00.