Se réunir de façon optimale dans les salles de réunion BluePoint

Une réunion est un moment idéal pour partager des informations, faire des projections sur l’avenir et prendre des décisions. Si on s’y prend mal et que l’organisation est chaotique ou chronophage, les réunions peuvent devenir extrêmement ennuyeuses, ce qui nuit à la productivité. Une bonne réunion dépend de sa préparation. Nous vous conseillons donc d’être vigilant sur tous les aspects de sa préparation. À quoi devez-vous faire attention? Découvrez nos conseils ci-dessous.

Comment organiser une réunion efficace ? Voici comment s’y prendre !

1. La réunion est-elle vraiment nécessaire ?

Les réunions sont souvent programmées pour être tenues toutes les semaines ou tous les quinze jours. Lorsqu'il y peu de sujets à discuter ou peu de nouveautés à signaler, elles se transforment souvent en une perte de temps. Votre réunion n'a pas d'utilité apparente ? Alors, annulez-la ou reportez-la.

2. Déterminer des objectifs

Réalisez qu'en organisant une réunion, vous empêchez vos collègues ou employés d'accomplir d'autres tâches. Ne le faites que pour une bonne raison. Par conséquent, accordez suffisamment d'attention à ce que vous voulez atteindre avec la réunion et à ce que vous voulez que les autres fassent après la réunion. À la fin, transmettez ce message en langage clair.

3. Établir l'ordre du jour

Dans l'ordre du jour, vous rassemblez tous les sujets que vous voulez traiter pendant la réunion : annonces, questions, plaintes, une séance de brainstorming, la résolution de problèmes ou la prise de décisions. De cette façon, vous contrôlez le déroulement de la réunion et vous la commencez bien préparée. Un petit conseil ? Organisez les points de l'ordre du jour du plus léger au plus lourd. Cela améliorera la concentration et la productivité.

4. Répartition des rôles

Dans le prolongement des points de l'ordre du jour, il y a la répartition des rôles. Cela est nécessaire pour prendre des décisions de manière appropriée. Tout d'abord, désignez un preneur de notes. En d'autres termes, la personne qui écrit ce qui est dit et le retranscrit dans un rapport. Deuxièmement, enregistrer qui est présent et qui ne l'est pas. Un autre rôle important est celui de la personne qui garde un œil sur l'heure. Car personne n'aime les réunions qui se terminent en retard, n'est-ce pas ?

5. Pause

Non seulement il est important de tenir à l’œil le temps consacré à une réunion, mais les pauses sont aussi très importantes. Une petite pause augmentera la concentration. Surtout lorsqu'il s'agit de réunions longues et lourdes. Par conséquent, planifiez des pauses et veillez à ce qu'elles soient respectées.

6. Un espace professionnel

Un espace professionnel est primordial pour toute réunion.

  • La taille de la salle : En fonction du sujet de votre réunion, vous pouvez avoir besoin d'une salle de réunion plus grande ou plus petite. Dans tous les cas, assurez-vous qu'il y a suffisamment de place pour vos participants. Pensez ensuite au déroulement de la réunion. Avez-vous besoin d'un écran de projection, d'un projecteur ou d'un système de vidéoconférence ? Si vous organisez une réunion dans un lieu extérieur, assurez-vous que toutes les outils technologiques et numériques soient disponibles. De plus un bon café, des boissons et/ou la possibilité de déjeuner sont toujours très appréciées.

  • Accessibilité : Lorsque vous choisissez le lieu de votre réunion (à votre bureau ou dans une salle de réunion externe), assurez-vous que tout le monde puisse facilement y accéder. En voiture, mais aussi en transports publics et même à vélo. N'oubliez pas non plus que lorsque vous choisissez une salle de réunion, il faudra vérifier qu’elle soit accessible aux personnes moins valides.

7. Définir des tâches

À la fin d'une réunion, des accords sont conclus et les tâches sont distribuées. Rassemblez-les dans une feuille de route. Comme cela chaque participant aura une référence pour les tâches qui lui sont assignées et de pourra les réaliser pour une prochaine réunion. Même ceux qui étaient absents pourront retrouver les tâches via ce document centralisé.

Se réunir dans les salles BluePoint

Nous vous avons donné suffisamment des conseils sur la façon d'organiser une réunion réussie? Génial ! Voici la partie dans laquelle nous pouvons vous assister ! Chez BluePoint, vous trouverez des salles équipées de matériel de projection et de son, un support technologique et des services de restauration. Nos bâtiments à Anvers, Bruxelles et Liège disposent également de leur propre parking équipées de bornes de chargement et sont facilement accessibles par les transports en commun.

Ensemble avec vous, nous trouverons une salle adaptée à vos besoins. Contactez un expert BluePoint via l'adresse marketing@bluepoint.be ou au +32 2 706 88 00