Quand vous organisez un événement, vous voulez que vos invités passent un excellent moment. Cela peut parfois s’évérer difficile avec un budget restreint. Heureusement, il existe de nombreuses astuces pour réduire vos coûts sans pour autant perdre en qualité. Voici 3 conseils pour économiser de l'argent :

 

Services sur site

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  • Equipement & mobilier : Lorsque vous choisissez un lieu pour votre événement, vérifiez s’ils offrent également d’autres services à côté de la location des espaces. Assurez-vous que le mobilier est inclut dans la location et demandez si le lieu propose le matériel de présentation sur site.
  • Restauration & services audio-visuel: Il serait également très avantageux de disposer de services de restauration et d'assistance professionnelle sur place. Recherchez un lieu proposant des formules de restauration et un expert sur place pour vous aider avec l’équipement audio-visuel. 

 

Cela vous permettra non seulement de gagner du temps mais également de respecter votre budget car ces services sont souvent moins chers sous forme de forfait.

 

Prestataires externes

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Animations et photographes peuvent s’avérer être des postes très coûteux lors d'un événement. Afin de réduire ces coûts, vous pourriez envisager de faire appel à votre cercle familial ou d'amis susceptibles de vous aider. Votre sœur pourrait peut-être jouer le rôle d’hôtesse à un prix d’amis, votre neveu est peut-être un excellent photographe et pourrait couvrir votre événement, ou encore, l’un de vos amis joue dans un groupe et pourrait s’occuper de l’animation musicale ? Une manière pour eux de mettre en avant leurs savoir-faire et de gagner un peu plus en notoriété.

Si vous n’avez personne dans vos cercles de connaissance susceptibles de vous aider pour votre événement, vous pouvez toujours réduire les coûts en faisant preuve d'un peu de créativité. Par exemple, mettez à disposition des tablettes ou une petite « photo booth » pour permettre aux invités de prendre leurs propres photos et de les partager sur les réseaux sociaux. Vous pouvez créer un coin avec des accessoires amusants. C'est beaucoup moins cher que d’embaucher un photographe professionnel et pourrait même être plus original et plus amusant pour vos invités !

 

Sponsors

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Une autre façon de faire baisser le budget est de travailler avec des sponsors pour votre événement. Le fait qu'une entreprise sponsorise votre événement peut vous faire bénéficier de nombreux services gratuitement. Imaginez, par exemple, un supermarché offrant un buffet gratuit, une entreprise de mobilier mettant leurs chaises et tables à disposition, ou même une société technologique promouvant une activité de réalité virtuelle. C’est du gagnant-gagnant pour toutes les parties : Les sponsors gagnent en notoriété, vous réduisez vos coûts et vos invités peuvent s’amuser !

L’autre avantage du sponsoring est que vos participants puissent repartir avec quelques cadeaux promotionnels des entreprises partenaires de l’événement, qui feront alors office de cadeaux de remerciement. Cela est souvent fort apprécié par les invités. Essayez toutefois de n’accepter que des cadeaux de qualité durable, qui trouveront une utilité au bureau ou à la maison et non de simples gadgets qui finiront très souvent à la poubelle.

 

En plus de salles modulables offrant suffisamment d’espace pour les stands de sponsors, BluePoint propose de nombreux autres services pour votre événement. Découvrez-les tous en parcourant meet.EVENTS, tech.SERVICES et CATERING dans le menu de navigation des trois sites.

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