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La Covid-19 a bouleversé le monde entier. Des millions d'employés sur tous les continents ont dû faire face à de nouveaux défis. En quelques semaines, aussi bien les employés que les employeurs ont dû faire face à cette nouvelle normalité comme par exemple le télétravail, et ce sans perdre le contrôle sur leurs activités professionnelles et le bien-être des employés. 

Une chose est sûre, ce n'était pas une tâche facile! Heureusement, la fin de la pandémie est désormais en vue ! Une bonne raison pour les entreprises de se poser la question ‘ comment planifier le retour au bureau’. Comment vont-elles s’organiser, informer et guider leurs employés par rapport aux nouvelles directives ? Comment vont-elles garantir la santé physique et mentale des employés ainsi que la santé financière de l'entreprise ?

La mise en oeuvre d'un résultat efficace dépend tout d’abord du travail des personnes dans les fonctions de backoffice. Le service informatique, le service des ressources humaines et bien évidemment les équipes chargées des services liés à l’infrastructure et des bâtiments.

Ce sont ces équipes qui doivent relever le défi logistique, la planification et la mise en oeuvre de nouvelles méthodes de travail qui vont garantir la continuité des activités professionnelles, la sécurité des employés dans l’immédiat et dans le futur.

Voici 10 conseils pour vous aider à réussir le retour au bureau !

1. La distanciation sociale reste primordiale 

Les employés qui devaient se rendre physiquement au travail durant la pandémie, bénéficiaient d’espaces largement inoccupés, et pouvaient ainsi facilement maintenir facilement la distanciation sociale. Lors du retour au bureau, il est important de maintenir ces règles de distanciation et de réorganiser les postes de travail en fonction des dernières recommandations sanitaires en vigueur.

 

2. Planifier un scénario de retour progressif au travail

Si les places de travail disponibles sont limitées, vous pouvez planifier un retour au travail progressif et ce en fonction de critères liés à la fonction même. Le délai entre le retour des différents groupes peut varier en fonction des espaces disponibles et du travail à effectuer. Sachez, qu’il existe même des logiciels qui permettent de gérer l’espace disponible et qui permettent aux employés de voir les postes libres à leur étage, ou dans leur département.

 

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3. Identifiez les besoins des employés

Même si de nombreux employés peuvent exercer parfaitement leur travail à domicile, pour d’autres il est impossible de travailler à distance. Tout dépend de leur travail. Lors du retour au bureau, il est important de déterminer quels employés ont plus rapidement besoin de retourner sur place. Il faut créer un plan par étapes pour bien gérer ce retour. 

 

4. Reconfigurer les espaces flexibles

Lorsque vous êtes obligés de réduire l'espace disponible dans vos bureaux pour respecter les réglementations en vigueur en matière de normes sanitaires, l'utilisation de salles de conférence et de réunion et des espaces de détente peuvent être une solution. Ceux-ci peuvent être aménagés comme postes de travail supplémentaires et augmenter ainsi la capacité de votre espace de travail, tout en maintenant la distanciation sociale. Lorsque les employés retournent au bureau, ces espaces sont utiles pour travailler ensemble en toute sécurité. Le fait d’indiquer clairement quelles places peuvent être utilisées aide les employés à mieux respecter les nouvelles directives. 

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5. Diminuer le nombre de poste de travail flexible

Le choix du poste de travail dans un bureau paysager se fait souvent selon le principe du premier arrivé, premier servi. La question à se poser avec ces types de bureaux est l’hygiène en terme de contamination et plus précisément si plusieurs personnes partagent les mêmes postes de travail. Ces espaces devront peut-être être utilisés différemment tant que la présence de la COVID-19 reste préoccupante. Pour limiter la propagation du virus, vous pouvez attribuer des places pendant un certain temps à des personnes ou des équipes.

 

6. Gardez une trace de l’occupation de postes de travail

Le fait de savoir qui s'assoit à quel bureau et quelles sont les voies de circulation tout au long de la journée peut permettre une intervention de nettoyage ciblée. Si une personne devait présenter des symptômes cela vous permettrait d’avertir les autres personnes du risque encouru. Il est donc important de pouvoir tracer une contamination éventuelle.

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7. Mettre en place un système de roulement

Cette approche permet à un plus grand nombre de personnes d'utiliser un poste de travail au bureau. Avec des bureaux clairement attribués, la distanciation sociale peut être maintenue pour ceux qui travaillent dans la même équipe, tandis qu'au fil du temps, le bureau devient accessible à un plus grand nombre d'employés. Il permet également à votre service de facilities de planifier son calendrier de nettoyage. 

 

8. Désigner des endroits d’isolation

Dans le cas où un employé commence à présenter des symptômes, les organisations doivent être en mesure d'isoler ces personnes. Chaque employé devra être mis au courant de cette procédure.
Une endroit d'isolation peut être n'importe quel type d'espace clos. Des protocoles de nettoyage spéciaux doivent être envisagés pour ces espaces, idéalement avec une ventilation adaptée ou une dépression d'air pour limiter le plus possible l'exposition des autres personnes se trouvant à proximité.

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9. Planifier et communiquer les processus de nettoyage

With cleanliness in mind for people returning to work, organisations should plan, communicate and enforce cleaning regimes to both support services and employees. By defining which areas are assigned to workers and when, cleaning services can better prioritise their work.

 

10. Mettre en place un dépistage pour l'admission au bureau.

Pour réduire la probabilité que les employés soient contaminés par la Covid au bureau, les entreprises mettent en place des protocoles de dépistage obligatoire pour tous les employés chaque jour avant qu'ils n'entrent au bureau. Les résultats du dépistage indiqueront si la personne peut se rendre sur le lieu de travail ou si elle doit rester à la maison/ en quarantaine.

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Maintenant que nous planifions partout le retour au bureau, nous espérons que ces conseils pourront
aider à équilibrer la continuité des activités professionnelles et de garantir la sécurité des employés dans le monde entier. 
Nous sommes d’avis que chaque organisation
devrait disposer des outils nécessaires pour gérer la sécurité de ses employés et le succès de leur business. Dans tous les cas, BluePoint est là pour vous aider.

 

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