Une conférence de presse est un bon moyen pour annoncer le lancement d’un produit ou service, de présenter une nouvelle invention ou tout autre nouvelle relative à votre entreprise et vos activités. Mais quels sont les éléments importants à prendre en compte lors de l'organisation d'une conférence de presse ?
Frederik Meulewaeter, responsable des relations extérieures et de toutes les conférences de presse chez Agoria, nous livre les réponses à toutes vos questions.

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Frederik Meulewaeter,
Responsable des relations extérieures chez Agoria

BluePoint : De quoi faut-il tenir compte lors de l'élaboration du programme d'une conférence de presse ?

Frederik : Tout d'abord, il faut choisir la bonne date. N’importe quel jour de la semaine, à l’exception du vendredi après-midi quand les journalistes ont déjà soumis le contenu principal pour la parution du journal du samedi. J'essaie aussi d'éviter d'organiser une conférence de presse durant le week-end. Au matin, vers 10 heures, est le meilleur moment. Si vous commencez à 11h, il sera probablement trop tard pour pouvoir diffuser le reportage dans le journal de 13h.

 


Au matin, vers 10 heures, est le meilleur moment.
Si vous commencez à 11h, il sera probablement trop tard pour pouvoir diffuser le reportage dans le journal de 13h.


 

Je vérifie également à chaque fois le calendrier de l'agence de presse Belga pour voir si d'autres conférences de presse ont lieu de même jour et au même moment. Si tel est le cas, il est judicieux de choisir une date ultérieure pour espérer atteindre un taux de présence de journalistes plus élevé.

Chez Agoria, nous essayons toujours de limiter la durée d’une conférence de presse à un maximum de 45 minutes. De cette façon, nous respectons le temps dont disposent les journalistes et nous nous assurons en même temps que notre message soit toujours communiqué de façon claire et concise.

Le programme idéal pour une conférence de presse chez Agoria est le suivant :

10:00 - 10:02 : Accueil par le CEO
10:02 - 10:12 : Présentation du sujet par un expert
10:12 - 10:17 : Témoignages du terrain venant appuyer la présentation
10:17 - 10:22 : Conclusion et communication des attentes envers nos politiciens
10:22 - 10:30 : Questions / Réponses
10:30 - 10:45 : Interviews pour la presse écrite et la télévision dans une salle privée

Nous accueillons bien évidemment toujours les journalistes avec une bonne tasse de café. Et si la conférence de presse ne débute qu’à 11h, nous prévoyons un déjeuner léger de type sandwiches ou même un lunch bag à emporter, nous confie Frederik Meulewaeter, attaché presse chez Agoria.

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BluePoint : Quels sont les critères qui interviennent dans le choix d’une salle pour une conférence de presse ?

Frederik : Nous utilisons différents critères pour déterminer le lieux. Par exemple :

  • Une infrastructure audiovisuelle irréprochable est essentielle.
    Comme Agoria ouvre la voie à toutes les entreprises technologique en Belgique, il est primordiale pour nous que les installations fonctionnent correctement. Nous comptons sur une projection de haute qualité, des microphones stables et une technologie de pointe comme les tableaux blancs interactifs pour renforcer notre présentation. Un système sonore de qualité est indispensable et pose trop fréquemment des problèmes dans certains établissements. Il est primordial que nous puissions mener nos interviews radio dans une salle confortable avec une bonne acoustique et dépourvue d’interférences. Assurez-vous que la salle peut offrir plusieurs configurations et que son équipement permet aussi l’enregistrement ou la diffusion en direct.

  • L’assistance technique doit être sur place lors de la conférence de presse.
    Juste au cas où nous aurions des besoins particuliers. Cela nous donne généralement plus de sécurité et moins de stress pendant la conférence elle-même.  

  • Une connexion Internet stable semble évidente de nos jours,
    mais ce n’est malheureusement pas le cas partout. Une bonne connexion est également importante pour les journalistes eux-mêmes, pour envoyer immédiatement leurs articles à la suite de la conférence de presse.

  • La localisation est aussi un critère important.
    Un lieu de réunion avec suffisamment de places de parking est plus pratique. Il est également très important de prévoir une bonne signalisation afin que les journalistes ne perdent pas de temps à chercher la salle.

  • Un service traiteur sur place est un avantage considérable.
    Cela permet de gagner beaucoup de temps et garanti un service fidèle à l’horaire.

 

BluePoint : Quels sujets attirent le plus les journalistes ?

Frederik : Je pense qu'il est important de n'organiser une conférence de presse que si vous avez suffisamment de contenu, pertinent et digne d'intérêt. Chez Agoria, nous essayons toujours de rebondir sur les événements de l’actualité. Par exemple, lors des premiers gels en Belgique : Agoria représente le secteur des poêles et des cheminées et pourrait, par exemple, organiser une conférence de presse sur l'émission de poussières fines ou sur l'utilisation et l'entretien d'un poêle. Les thèmes qui suscitent la controverse, comme le réseau 5G par exemple, recevront évidemment plus d'attention. Plus il y aura de personnes impliquées dans le sujet, plus il recevra d'attention dans les médias.

BluePoint : Avez-vous des trucs et astuces pour faire venir les journalistes à vos conférences de presse ?

Frederik : C'est toujours un grand avantage pour une conférence de presse d’accueillir un orateur intéressant ou de faire témoigner une entreprise. Les journalistes nous demandent souvent de leur envoyer un dossier de presse à l'avance afin qu'ils puissent commencer leur couverture. Vous pouvez envoyer ce document "sous embargo", mais nous avons choisi de ne pas le faire parce que ce ne serait pas juste pour les autres journalistes et que, par conséquent, il y aurait moins de chances que ces journalistes assistent réellement à la conférence de presse.

 


C'est toujours un grand avantage pour une conférence de presse d’accueillir un orateur intéressant
ou de faire témoigner une entreprise.


 

BluePoint : Pouvez-vous nous donner d'autres conseils pour une conférence de presse réussie ? Qu'est-ce qui fait le succès d’un événement de presse selon vous ?

Frederik: Being well prepared is everything. Personnellement, je pense que le succès d'une conférence de presse dépend de la couverture qu'elle reçoit. Selon moi, il est important d'entretenir des échanges hautement qualitatifs avec les journalistes. Vous pouvez apprendre beaucoup de leurs questions et de leurs suggestions sur des éléments auxquels vous n’auriez peut-être pas pensés vous-même. Je vérifie toujours s'ils sont satisfaits du contenu de la conférence de presse et si le dossier de presse contient toutes les informations nécessaires.

press event 2

1. Assurez-vous que les intervenants soient bien informés de la trame et de l’horaire.

2. Connaissez à l'avance ce que chaque intervenants va dire et demandez-leur de vous envoyer leur présentation quelques jours avant la conférence proprement dite.

Ainsi, vous pourrez les ajouter au dossier de presse des journalistes.

3. Imprimez le dossier de presse un jour ou deux à l'avance, au cas où vous auriez des problèmes techniques avec votre imprimante.
 

4. Facilitez le plus possible la tâche des journalistes.

En fournissant, par exemple, un dossier de presse en français et en néerlandais. Il est important de ne pas commercialiser votre conférence de presse, sinon les journalistes ne se présenteront pas. Nous ne proposons aux journalistes qu'un « press kit » contenant le dossier de presse, la présentation, les brochures, un stylo et du papier. Nous essayons de résumer le contenu de la conférence sur le recto d’une page A4 pour en faire ressortir l’essentiel et donner aux journalistes des informations prêtes à l'emploi pour leur bureau de presse.

5. Informez le personnel d'accueil afin qu'il sache où aura lieu la conférence de presse et qu'il puisse diriger les journalistes à leur arrivée.
 

6. Réservez des places de parking juste devant l'immeuble ou dans le parking pour les journalistes.
 

7. Testez le matériel technique tels que la sono et les micros bien à l'avance.

Rien ne semble moins professionnel que de devoir se battre pour faire fonctionner du matériel audiovisuel avec la presse (belge) sur votre dos.

8. Faites en sorte que tout soit prêt pour commencer la conférence de presse dans les temps !
 

9. N’oubliez pas de mettre votre marque en évidence.

Placez la bannière de votre organisation en arrière-plan lorsqu'une personne de votre entreprise est interviewée devant la caméra.

 

Vous cherchez l'endroit idéal pour votre prochaine conférence de presse ?

BluePoint Venues propose trois sites accessibles à Anvers, Bruxelles et Liège. BluePoint Brussels est situé juste à côté de la VRT/RTBF et RTL, chaînes de radio et télévision ! Grâce à notre équipement audiovisuel hautement professionnel et avancé, vous pouvez être sûr que votre conférence de presse se déroulera sans problème. L'équipe de BluePoint assure également le streaming en direct et l'enregistrement de votre conférence de presse. Il en va de même pour l'accueil de vos invités, la restauration et le support audiovisuel.

Si vous êtes à la recherche d'une ambiance à la fois branchées et conviviales, vous pouvez toujours organiser votre conférence de presse dans le Tech.Lounge à Bruxelles ou à Anvers, où vous trouverez les applications technologiques les plus récentes, telles que le Brainstorm Arena ou le Classroom of the Future.

Prenez rendez-vous pour visiter les salles BluePoint via Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. ou par téléphone au +32 (0)2 706 88 00.  

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