Comment organiser un kick-off meeting ?

Vous organisez un kick-off meeting ?
Ces 3 conseils vous aideront à bien démarrer !

Au cours des prochaines semaines, votre entreprise se penchera très certainement sur des aspects tels que les défis de 2023 ou encore de nouveaux projets en perspective. Le passage à l’an nouveau est le moment idéal pour faire le bilan de l'année écoulée et envisager l'avenir. Un kick-off meeting permet de discuter des plans et des projets pour les douze mois à venir. Grâce à nos 3 conseils, votre événement sera immanquablement un succès !

Qu'est-ce qu'un kick-off meeting ?

La question est essentielle. Prenons un exemple qui illustrera notre propos. Supposons qu’à partir de janvier 2023, vous lanciez un nouveau projet sur lequel vous travaillerez avec les membres de votre équipe, mais aussi avec des partenaires externes, des clients, etc. S'adresser séparément à chaque groupe en abordant chaque fois le même thème serait une méthode relativement inefficace et chronophage.

En organisant un kick-off meeting, vous pouvez informer efficacement, rapidement et aisément chaque partie prenante de votre projet. De surcroît, cet événement permet aux différentes parties d’apprendre à se connaître. Enfin, un kick-off meeting est le moyen par excellence pour susciter l'enthousiasme de tous.

Vous avez prévu d'autres événements ? Nous avons le lieu idéal pour chaque événement !

Quels sont les différents types de kick-off meetings ?

Pour réussir le lancement de votre projet, il est important de bien définir l’ensemble des attentes, des priorités et des connaissances, ainsi que le planning. Sans cela, mener à bien le projet pourrait s’avérer mal aisé. Les kick-off meetings sont précisément un moyen efficace d'y parvenir. Voyons à présent quels sont les types de kick-off meetings :

• Le kick-off meeting d’un projet : vous mettez les membres de votre équipe de projet sur la même longueur d’onde et leur offrez la possibilité de poser des questions avant que le projet démarre.

• Le kick-off meeting de l’executive sponsor : vous souhaitez que tous les responsables et les sponsors de votre projet soient au même diapason ? Ce kick-off meeting vous permet de mettre en exergue le but et les objectifs de votre projet.

• Le kick-off meeting externe ou orienté client : vous travaillez avec des clients externes ? Vous pouvez inviter le client et votre équipe dans le cadre de cette rencontre afin d'aligner les objectifs et les résultats de votre projet.

• Le kick-off meeting Agile : vous travaillez avec des sprints au sein de votre équipe ? Cette rencontre est le moment idéal pour expliquer à votre équipe interne où en est globalement le nouveau projet, sans pour autant déjà parler en détail de chaque sprint. Vous vous en tenez à expliquer l'objectif global du projet.

3 conseils pour faire de votre kick-off meeting un succès

Comment commencer à organiser un kick-off meeting, combien de temps doit-il durer et quel est le meilleur endroit pour l'organiser ?  Grâce à son expérience, l’équipe BluePoint garantit une organisation harmonieuse de vos kick-off meetings. En fonction de vos besoins, elle organisera un événement sur mesure, sans que vous ayez à vous soucier des modalités pratiques.

Vous envisagez d’organiser un meeting ? Nous serons ravis de vous aider !

Ces quelques conseils préalables vous seront utiles :

1. Ne vous perdez pas dans les détails

Plus votre explication est élaborée, plus il est probable que votre auditoire finira par ne plus être attentif.
Ne vous attardez donc pas trop sur les détails : présentez plutôt une vue d'ensemble. Ainsi, votre événement ne sera pas trop long et vous vous assurerez que chacun reste concentré.

2. Prévoyez une variété suffisante

Ce conseil ne concerne pas ce que vous dites, mais la manière dont vous le dites. Par exemple, faites suivre une belle présentation d’une vidéo, proposez des activités interactives, posez suffisamment de questions, etc. Vous réussirez ainsi à tour à tour à informer et enthousiasmer votre auditoire.

Tout le monde ne peut pas venir sur place ? Nous veillons à ce que votre événement puisse se dérouler tant en ligne qu’en présentiel ou en formule hybride si vous le souhaitez.

3. Optez pour un support technologique parfaitement opérationnel

Si les équipements technologiques s’avèrent être défaillants au beau milieu de votre événement, il y a toutes les chances pour que votre public décroche. Les équipements technologiques de pointe dont sont dotés les différents sites BluePoint situés à Bruxelles, Anvers et Liège soutiennent impeccablement votre événement, car la technologie est ancrée dans notre ADN.

Vous souhaitez louer un studio d'enregistrement professionnel ?

Notre Green Key Studio est à votre disposition.

Organiser votre kick-off meeting chez BluePoint vous intéresse ?

Nous nous ferons un plaisir de mettre sur pied un événement de lancement adapté à vos besoins !

Contactez-nous au +32 2 706 88 00 ou envoyez un mail à l’adresse marketing@bluepoint.be